ERP Nasıl Seçilir?
Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımları Nasıl Seçilmeli?
Kurumsal Kaynak Planlama paketleri temel olarak, organizasyonların farklı fonksiyonlarının ve departmanlarının kullandığı enformasyonu entegre ederek tek bir kontrol sistemine çevirir. Bu da, farklı departmanların, birbirlerinden habersiz bir şekilde bilgiyi yönetmelerinin yerine herkesin aynı veri tabanını, aynı verileri kullanması anlamına gelir. Bu şekilde, bir kuruluştaki herkesin ortak bilgiye ulaşması ve aynı dili konuşması sağlanır.
Birçok kuruluş, büyüyen organizasyonlarını daha etkin bir şekilde kontrol edebilmek ve maliyetleri düşürmek için kurumsal kaynak planlama çözümlerini tercih etmekteler. Fakat sürekli değişen teknoloji, yeni trendler, yeni firmalar, değişen ihtiyaçlar kurumsal kaynak planlama çözümü seçimini oldukça zorlaştırmaktadır.
Yapılan bol sıfırlı yatırım düşünüldüğünde, seçilen firmanın ve ürünün ihtiyaçları tam karşılayabilmesi, yatırımı güvence altına alması çok önemlidir. Bu nedenle, kurumsal kaynak planlama yazılımı alım süreci çok iyi bir analiz gerektirir. Bu analizde, teknik konular dışında, firmanın bu konudaki tecrübesi, referansları, mali yapısı da bulunmalıdır.
Kurumsal kaynak planlama yazılımı seçiminde en önemli konu ürünün yeterliliğidir. Eğer ürün, gerek teknoloji gerekse altyapı olarak firmanın şu anki ve ileride doğacak ihtiyaçlarını karşılayabiliyorsa, satınalma kararı için önemli bir süreç tamamlanmış demektir.
İşte seçim süreci için başlangıç önerilerimiz:
Ürünü test edin
Çözüm sağlayıcı firmaların yaptıkları demolar ve sundukları broşürler çoğu zaman seçim sürecinde önemli olan bazı noktaları anlatmayabilir. Sonuçta hepsi satış yapmak için hazırlanmıştır. Size ürün hakkında en güvenilir bilgiyi ürünü test etmek sağlayacaktır. Mümkünse ürünü kullanan bir müşteride, mümkün değilse de çözüm sağlayıcının göstereceği bir ortamda mutlaka test edin. Birisini tanımanın en iyi yolu, onunla zaman geçirmektir.
Referanslarla konusun
Ürün sağlayıcı firma sorduğunuz tüm sorulari tatmin edici şekilde cevaplamış, bazı garantiler vermiş ve hatta size anahtar teslim bir teklif yapmış olabilirler. Tavsiyemiz böyle büyük bir yatırıma karar vermeden önce firmanın söyledikleri ile yetinmeyin, mutlaka firmanın referanslarıyla konuşun. Çünkü danışmanlık kalitesi, servis, ve yaşanan problemler ve çözümlerle ilgili en dogru bilgiyi ancak ürünü satın almış ve kullanmakta olan firmalar verebilir.
Ürünün geleceğini araştırın
Kurumsal kaynak planlama yazılımı seçiminde en sık karşılaşılan olay, firmaların değerlendirme yaparken, sadece şu anki ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmasıdır. Halbuki firmaların ihtiyaçlarının sürekli değiştiği ve yeni çözümlere sürekli ihtiyaç duyulduğu unutulmamalıdır. Eğer bir ürünü, şu anki ihtiyaçlarınızı karşılıyor ve sırf diğer ürünlerden ucuz diye seçiyorsanız, muhtemelen yatırımınız orta veya uzun vadede daha pahalıya malolacaktır. Tavsiyemiz bir ürünü ve firmayı seçerken, o firmanın araştırma geliştirme yatırımını ve şu anda kullandıkları sistemin en azından orta vade geçerli bir sistem olup olmadığını çok iyi bir şekilde araştırın.
Yukarıda belirtmeye çalıştığımız kriterler ancak bir başlangıç olabilir. Kurumsal kaynak planlama yazılımı arayışındaysanız her zaman akılda tutulması gereken en önemli nokta, aradığınız yazılımın sıradan bir yazılım olmadığı, şirketinizin verimliliğini ve etkinliğini doğrudan etkileyecek çok önemli bir araç olduğudur.
Can Turanlı